Gốc > Mục:Bài viết > Mục:Chia sẻ kinh nghiệm >
title:THỦ THUẬT TIN HỌC VĂN PHÒNG (sưu tầm) tiếp theo
date:10-01-2009
sender:Đinh Hữu Trường

46.Có cách nào để ghi lại dữ liệu trong bảng thành một tập tin văn bản bình thường,  với các hàng và các cột được sắp sếp bởi ký tự ngăn cách nào đó (Bước Tab chẳng hạn) ? Tôi rất cần tập tin như vậy để đưa dữ liệu bảng vào căn cứ dữ liệu của tôi.

Word cho phép chuyển văn bản bình thường được sắp sếp theo cột và hàng thành một bảng.  Việc chuyển ngược lại chẳng có gì khó khăn gì.  Thực hiện như sau:

1.        Mở tập tin tài liệu của Word có chứa bảng, sao chép nó và dán vào một tập tin tài liệu mới. (Làm việc này khi bảng chỉ là một phần của tập tin tài liệu). Khi ấy ta có một tập tin tài liệu chỉ dùng để chứa bảng.

2.        Nhấp chọn menu Table -> Select Table, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + 5(vùng phím số, Tắt chế độ Numlock).

3.        Nhấp chọn menu Table -> Convert Table to text. Hộp thoại Convert Table To Text hiện lên với bốn nút cho biết loại ký tự dùng làm phân cách các vùng.

4.        Word hỏi muốn chọn ký tự nào để làm dấu ngăn cách, nên dùng bước Tab bằng cách chọn nút Tabs. Nhấp OK.

5.        Nhấp chọn menu File -> Save As để chuẩn bị lưu trữ tập tin.

6.        Trong hộp danh sách Save As type,  chọn Text Only.

7.        Có thể đặt một tên mới nào đó trong ô File name thay cho tập tin tài liệu Word, phân biệt rõ hai loại tập tin.

8.        Nếu muốn, chọn một thư mục khác để ghi tập tin mới.

9.        Nhấp OK lưu tập tin.

        Với tập tin được ghi như vậy,  tha hồ dùng nó ở đâu tuỳ ý, trong các phần mềm quản trị căn cứ vào dữ liệu hay trong phần mềm bảng tính.

                              

47.Cách thức tạo bảng mục lục như thế nào ?

        Nếu thiết lập một cấu trúc một cách thích hợp cho văn bản, Word có thể tự động biên dịch bảng tạo mục lục. Bí quyết để định dạng lại văn bản nhằm thực hiện các style cấu trúc từ Heading1 đến suốt Heading9 cho mỗi đoạn văn bản.  Những mục Heading này cho phép gọi lên chín cấp độ của các mục Heading con trong các đoạn văn bản (Nếu không muốn sử dụng các style này, có thể thay thế việc định dạng style tuỳ ý). Để biên dịch một bảng mục lục bằng cách sử dụng các style thể hiện, hay theo các bước sau đây:

        Áp dụng các kiểu heading đã được thiết lập đối với những heading đã có trong văn bản. Chắc rằng những heading con cùng cấp được định dạng cùng kiểu. Nếu như không thấy các heading đã được tạo sẵn trong hộp style, nhấn giữ phím Shift trong khi nhấp vào mũi tên xuống để mở hộp danh sách này.

1.        Xác định vị trí của điểm chèn nơi Word sẽ chèn bảng mục lục vào.

2.        Nhấp chọn menu Insert -> Index and Table.

3.        Trong hộp thoại  Index and Table, chọn thẻ Table of Contents.

4.        Trong hộp danh sách Formats, chọn kiểu định dạng để sử dụng cho chỉ mục, khung Preview sẽ hiển thị kiểu định dạng.  Sử dụng hộp Show levels gõ vào số mức chỉ mục được trình bày trong khung Preview. Sử dụng hộp Tab leader để chọn kiểu tab leader.

5.        Đánh dấu ô chọn Show page numbers đính kèm số trang trên bảng mục lục.

6.        Đánh dấu ô chọn Right align page numbers để sắp xếp các số trang ở số lẻ bên phải của trang chỉ mục cho thẳng hàng. Xoá chọn ô này nếu muốn số trang xuất hiện ngay sau phần đề mục. 

7.        Nhấp OK.

        Word sẽ thiết lập và chèn nội dung của bảng mục lục vào trong văn bản.

        Nếu như không muốn sử dụng các kiểu đã được tạo sẵn, có thể định kiểu riêng để tạo các cấp độ chỉ mục khác nhau. Từ bước 1 đến bước 5 thực hiện theo chỉ dẫn sau:

1.        Nhấp nút Options trong hộp thoại Index and Tables.

2.        Trong hộp thoại Table of Contents Options, chọn kiểu thể hiện chỉ mục (heading ) trong ô chọn Available styles. Trong các phần bỏ trống ở TOC level, gõ vào một số từ 1 đến 9 để đại diện cho cấp độ một chỉ mục được định dạng trong kiểu này. Xoá tất cả cấp độ không phù hợp trong hộp TOC Level.

3.        Nhấp nút OK trong hộp thoại Tables of Contents Optons.

4.        Đánh dấu ô chọn Right align page number để căn chỉnh các số trang bên lề phải của bảng mục lục. Không đánh dấu ô này nếu muốn số trang xuất hiện ngay sau phần các đề mục.

5.        Đánh dấu ô chọn Show page numbers để kèm số trang trong bảng mục lục. Không đánh dấu ô này nếu không muốn chúng xuất hiện.

6.        Nhấp OK. Word thiết lập và chèn bảng mục lục vào trong văn bản của bạn.

Sau khi đã taọ bảng mục lục, có thể cập nhật nó bằng cách nhấp vào một vị trí bất kì trong bảng mục lục rồi nhấn phím F9. Hộp thoại cùng menu xuất hiện, cho phép chọn ô Update page numbers only nếu như không muốn chỉnh sửa các mục lục này. Ngược lại nhấp vào ô Update entire table để cập nhật cả số trang lẫn bảng mục lục sau khi đã chỉnh sửa. Nhấp nút OK thực hiện quá trình cập nhật này.

 

48.Cách tạo chữ hoa (Drop Cap) ở đầu một đoạn văn bản?

        Chữ hoa đầu đoạn văn bản làm cho tài liệu trở nên sáng sủa và đẹp hơn. Vậy làm thế nào tạo chữ hoa đầu đoạn văn bản bằng Word ? Thực hiện như sau:

1.        Chọn đoạn văn bản cần tạo chữ hoa (Drop Cap).

2.        Nhấp chọn menu Format -> Drop Cap hiển thị hộp thoại Drop Cap.

3.        Ở hộp thoại Drop Cap, trong mục Position nhấp vào một trong các kiểu định dạng thích hợp.

4.        Chọn Font chữ thể hiện cho Drop Cap ở khung Font.

5.        Sử dụng khung Lines to drop định chữ hoa sẽ nằm trong khoảng bao nhiêu hàng và khung Distance from Text điều chỉnh khoảng cách từ chữ hoa lớn đến ký tự thứ hai của đoạn văn bản.

6.        Nhấp OK.

Nếu muốn tạo nhiều chữ hoa đầu đoạn, chỉ cần đánh dấu chọn nhóm chữ ấy rồi thực hiện các bước như trên đã hướng dẫn.

 

49. Làm thế nào để kết hợp Bullet và Numbering với nhau không?

        Thực hiện như sau:

1.        Nhấp chọn menu Format -> Bullets and Numbering xuất hiện. Chọn tiếp thẻ Outline Numbered.

2.        Nhấp chọn ô có kiểu định dạng thích hợp nhất.

3.        Nhấp nút Customize chọn lựa các kiểu thay đổi dạng Bullets và Numbering theo ý muốn.

4.        Nhấp OK ở các hộp thoại.

 

50. Tôi có thể cho chú dẫn (Callout) vào trong văn bản được không?

        Được chứ. Word có những hình dáng chú dẫn rất đẹp mắt. Thực hiện như  sau:

1.        Di chuyển đến trang văn bản muốn đặt chú dẫn.

2.        Nhấp biểu tượng Drawing trên thanh công cụ chuẩn.

3.        Nhấp nút AutoShapes trên thanh công cụ Drawing. Trong hộp danh sách chọn Callouts hiển thị các kiểu dáng Callout.

4.        Con trỏ chuột khi ấy sẽ biến thành dấu cộng. Kéo dấu cộn này về bên phải và xuống dưới để tạo Callout.

5.        Gõ nội dung vào trong vùng Callout này.

6.        Nhấp nút phải chuột, hiển thị menu tắt.  Trong menu tắt này, nhấp chọn Format AutoShape hiển thị hộp thoại Format AutoShape.

7.        Thay đổi kiểu định dạng chú giải (kích thước,  màu sắc...) trong hộp thoại này.

 

51. Tôi có thể duy trì các đoạn trong cùng một cột được không?

        Thực hiện như sau:

1.        Chọn những đoạn muốn nằm chung cột.

2.        Nhấp chọn menu Format -> Paragragh.

3.        Chọn tiếp thẻ Line and Page Breaks.

4.        Ở mục Pagination, đánh dấu chọn ô Keep with next.

5.        Nhấp OK. Các đoạn đã chọn sẽ được duy trì trong cùng một cột.

 

52.Làm thế nào để tạo những tựa đề đẹp mắt trong văn bản ?

        WordArt là một công cụ đắc dụng. Muốn tạo WordArt,  hãy theo các bước sau :

1.        Chọn menu Insert -> Picture -> WordArt.

2.        Word cung cấp hộp thoại WordArt Gallery chứa các kiểu dáng đẹp mắt của WordArt.

3.        Chọn một trong  các kiểu dáng ấy rồi nhấp OK.

4.        Hộp thoại xuất hiện, gõ dòng văn bản muốn tạo WordArt vào khung Text. Các hộp Font, Size và nút biểu tượng in đậm, in nghiêng cho phép chọn phông chữ và định dạng lại.

5.        Nhấp OK, Word sẽ tự động chèn WordArt vừa tạo vào trang văn bản, đồng thời đưa ra thanh công cụ WordArt cho phép tiếp tục chỉnh sửa nếu chưa vừa ý.

 

53. Làm thế nào hiển thị một khung giữa các cột văn bản?

        Kẻ một Textbox ở giữa các cột và thực hiện một vài thao tác nhỏ cho textbox sẽ tạo được một khung giữa các cột. Thực hiện như sau:

1.        Nhấp nút Column trên thanh công cụ chuẩn để thiết lập số cột văn bản. Nhập văn bản vào trong những cột này.

2.        Nhấp chọn menu View -> Page Layout.

3.        Kẻ một textbox tuỳ ý. Nhấp chuột phải mở menu tắt. Trong menu tắt này,  chọn Format Text Box.  Hộp thoại Format Text Box xuất hiện.

4.        Định vị trí khung. Ở mục Wrapping style chọn Square. Ở mục Wrap to chọn Both sides.

5.        Ngoài ra có thể thực hiện các thay đổi khác như định dạng lại các đường viền khung hoặc kích cỡ text box.

6.        Nhấp OK.

 

54. Tôi có một dòng chữ, và tôi muốn một phần của dòng chữ được canh lề trái,  phần còn lại canh lề phải. Làm thế nào đây?

         Ta dùng bước Tab để định dạng:

1.        Gõ vào toàn bộ nội dung của dòng chữ, cả hai phần canh trái / phải.

2.        Nhấp chọn menu Format -> Tabs.

3.        Hộp thoại Tabs xuất hiện.  Định bước Tab phải ở tận lề bên phải trang giấy. 

4.        Nhấn nút Set rồi nhấp OK.

5.        Trở lại trang văn bản, di chuyển điểm chèn đến ký tự đầu tiên của phần văn bản canh lề và nhấn phím Tab.

 

55. Có thể trao đổi thông tin giữa bảng trong Word và phần mềm Excel không?

        Thật sự thì nếu đưa một bảng tính của Excel vào Word,  Word sẽ biến đổi bảng tính đó thành một bảng tính của Word. Và nếu đưa một bảng của Word vào Excel thì Excel sẽ biến đổi bảng đó thành một bảng tính. Cần phải biết là không có vấn đề trong việc trao đổi dữ liệu trong Word và Excel, tuy nhiên không thể giữ được các hình thức định dạng.

56.Có thể tạo biểu đồ từ bảng không?

        Nếu Word có những tính năng của bảng tính, dĩ nhiên có thể tạo biểu đồ từ một bảng:

1.        Chọn bảng muốn tạo biểu đồ.

2.        Nhấp chọn menu Insert -> Picture -> Chart. Word sẽ chạy chương trình Microsoft Gragh Chart tạo và đưa biểu đồ này vào tài liệu.

 

57. Làm thế nào để khoảng cách giữa cá dòng chữ dãn ra gấp 1, 5,gấp đôi sau đó lại trở về  bình thường được.

        Thực  hiện như sau :

Nhấp các đoạn văn bản muốn giản dòng.

Nhấn tổ hợp phím ctrl+5 khoảng cách giữa các dòng chữ  sẽ giãn ra gấp 1,5.

Nhấn tổ hộp phím ctrl+o khoảng cách giữa dòng chữ sẽ giãn ra gấp đôi.

Nếu muốn trở lại khoảng cách dòng bình thường thì nhấn vào tổ hợp phím ctrl+1.

Trên menu và trong hộp thoại, các chữ gạch chân giúp mở các lệnh cùng với phím alt.

Ví dụ:nhấn tổ hợp phím alt+o+f để mở hộp thoại font.

Trong thực tế những người dùng máy tính chuyên   nghiệp thích dùng phím tắt và tổ hợp phím theo kiểu này bởi lẽ rất nhanh chóng và dễ thao tác.

 

58. Tôi muốn xóa bỏ các vệt trắng  ngăn cách trên menu và muốn thêm các vạch ngăn cách mới có được không? Cách thực hiện.

Khi nhấp vào menu File, một menu  dọc xổ xuống, trong đó chứa cùng những vạch ngăn cách. Có thể thêm bớt tùy ý những vạch ngăn cách này. Thực hiện các bước sau:

1.              Nhấp chuột phải vào một nút công cụ bất kỳ, chọn mục Customize. Hộp thoại Customize xuất hiện.

2.              Nhấp vào menu File, một men xổ xuống xuất hiện. Giả sử   muốn gỡ bỏ vạch phân cách  dưới lệnh Close, nhấp chuột phải vào lệnh Save, một menu con hiện ra.

3.              Xóa chọn mục Begin a Group.

4.              Nhấp nút Close để đóng hộp thoại Customize.

Nếu thêm vạch ngăn cách giữa các menu lệnh, thực hiện các bước trên và chọn begin a group. Mục đích chính của vạch phân cách này là phân chia các nhóm lệnh với nhau để dể quan sát.

 

59. Máy tính của tôi cài word 97 và word 2000 nhưng ở nhà lại không máy in, tôi bèn sao chép văn bản và cho vào máy cơ quan cài win 3.11 và word D6.0 thì máy không đọc được. Vậy có cách nào để văn bản thực hiện được trên máy cài word 97 hoặc word 2000 nếu đem đến word D6.0 đọc được không?

Thực hiện như sau:

1.              Mở lại văn bản trong máy ở nhà ra.

2.              Nhấp chọn menu File -> Save as (hoặc nhấn phím F12), hộp thoại Save as xuất hiện.

3.              Lúc này thực hiện các thao tác  lưu giữ một tập tin mới.

4.              Phần quan trọng nhất là ô Save as type, nhấp vào đó và chọn mục Word 6.0/95 có nghĩa là chọn kiểu tương thích với các máy cài Word 6.0.

5.              Nhấp nút save và lưu lại tập tin.

6.              Sao tập tin này vào đĩa mềm và đem đến cơ quan,  máy tính ở cơ quan sẽ mở được văn bản của bạn.

Lưu ý là các định dạng thực hiện bằng Word 97 và Word 2000 mà word 6.0 không chức năng đó sẽ bị biến mất.

 

60. Khi kẻ một hình chữ nhật bằng biểu tượngo trên thanh công cụ Drawing, tôi không làm sao chèn chữ được. Giúp tôi đi.

Thực hiện như sau:

1.              Nhắp vào nút biểu tượng n         Rectangle và vẽ một hình chữ nhật.xuất hiện 8 handle trắng xung quanh hình.

2.              Nhấp chuột phải, một menu tắt xuất hiện, nhấp vào mục Add  Text, điểm chèn sẽ nằm trong hình chữ nhật, cho phép chèn chữ vào đó.

 

61. Tôi muốn tìm hiểu xem nút biểu tượng    Autoshapes trên thanh công cụ Drawing dùng làm gì, cách dùng?

Trong nút biểu tượng này có rất nhiều tuỳ chọn, mỗi tuỳ chọn cho rất nhiều kiểu dáng hình vẽ như: mặt trăng, kim cương, chữ nhật, sao vàng, dấu móc, hộp chú giải.

Nội dung các kiểu dáng hình ảnh của AutoShapes như sau:

1.              Muốn chọn các kiểu dáng trong Autoshapes, nhấp vào nút bên trái của biểu tượng này, hộp danh xuất hiện.

2.              Chọn tiếp một loại hình trong hộp danh sách, nó sẽ cung cấp tiếp một hộp hình dáng các AutoShapes.

3.              Nhấp chuột vào hình dáng tuỳ ý, con chuột sẽ biến thành dấu cộng.

4.              Kéo dấu cộng này vào trang văn bản và kéo rê chuột về bên phải và xuống dưới thả chuột sẽ vẽ được Autoshapes đã chọn vào văn bản.

 

62. Làm thế nào để chèn văn bản vào trong các hình vẽ như cuốn thư, ngôi sao?

Bạn thực hiện các bước sau:

1.              Nhấp chọn Autoshapes – stars and banners và chọn hình vẽ như cuốn thư.

2.              Vẽ hình cuốn như trên văn bản.

3.              Muốn viết chữ vào trong cuốn thư, nhấp chuột phải vào hình cuốn thư, menu tắt xuất hiện nhấp vào mục Add text, điểm chèn xuất hiện trong một cuốn thư, cho phép nhập văn bản vào hình cuốn thư.

 

63. Khi sử dụng thanh công cụ drawing vẽ mũi tên / đường thẳng và di chuyển chúng vào các vị trí cần thiết,chúng thường xê dịch đi cao hơn, có cách gì để đặt chúng chính xác không?

Thực hiện như sau

1.              Nhấp vào nút Draw trên thanh công cụ Drawing. Hộp danh sách xuất hiện.

2.              Nhắp chọn Grid. Hộp thoại Snap to Grid xuất hiện.

3.              Xóa chọn ô Snap to Grid: điều chỉnh gía trị horizontal spacing và vertical thành 0.1 cm.

4.              Nhắp nút OK.

Từ nay trở đi việc điều khiển mũi tên / đường thẳng sẽ rất chính xác và dễ dàng.

64. Tôi vẽ mũi tên hay bị cong trông rất xấu, vậy có cách gì để vẽ thẳng được? Cách di chuyển mũi tên /hình ảnh trên văn bản?

Ø   Muốn di chuyển mũi tê